Věděli jste, že Microsoft 365 není jenom Word, PowerPoint, Excel a Outlook, ale že obsahuje desítky dalších aplikací? Všechny je máte v rámci svého předplatného, jen vás asi nikdy nenapadlo je využít. Přitom vám mnohé z nich mohou obrovsky usnadnit práci a ušetřit spoustu peněz. Vybrali jsme pro vás ty, které považujeme za obzvláště užitečné.
Každý, kdo pracuje na počítači, si asi už neumí představit, že by nepoužíval programy z kancelářského balíčku Microsoft 365 (dříve Office 365). Málokdo ale tuší, jaké množství služeb si v rámci Microsoft 365 vlastně platí. A pokud to tuší, neumí určit, které z nich jsou pro něj užitečné. Většina z nás běžně používá Word, PowerPoint, Excel, Teams, Outlook, OneDrive nebo OneNote, ale tam asi končí. Proto vám ukážeme, o jaké užitečné funkce možná přicházíte.
Nejznámější kancelářský balíček na světe už není zdaleka jenom kancelářský. Rozrostl se do všech různých směrů, odvětví a oborů.
Pokud často domlouváte schůzky s klienty, u kterých mají být přítomní i různí členové týmu nebo se se potřebujete sejít v rámci firmy, může pro vás být dost náročné najít společný volný termín. S tím vám pomůže právě Bookings. Ten sjednotí kalendáře (z Outlooku) všech členů týmu do jednoho, takže uvidíte, kdo kdy může. Poté snadno vytvoříte událost, na kterou se účastníci připojí přímo z kalendáře.
Mimo to také umožňuje vložení kalendáře na webové stránky a vaši zákazníci si můžou rezervovat schůzky na volné termíny online. Pokud jste třeba kadeřnice, lékařská ordinace, fitness centrum, jazyková škola nebo jakýkoliv jiný menší podnik, můžete takto zákazníkům výrazně usnadnit objednávání. Booking umí i potvrdit rezervaci a připomenout zákazníkovi, že se blíží jeho smluvený termín.
Většina firem používá nějakou aplikaci pro řízení projektů, jako je Asana, Trello, Freelo apod. Přitom ale mají jednu už dávno k dispozici. Planner je překvapivě komplexní aplikace pro řízení projektů. Pro každý úkol v něm vytvoříte tým, pak můžete vytvářet seznamy úkolů a přiřazovat jednotlivé úkoly konkrétním členům. Planner dokonce vytváří grafy, pomocí kterých vidíte, jak blízko dokončení je každý projekt. Navíc se snadno integruje s dalšími aplikacemi, takže umožňuje přímé sdílení souborů nebo přidávání úkolů přímo do kalendářů Outlooku.
V podstatě se jedná o takový interní facebook pro firmy. Tato komunikační platforma nahrazuje Slack nebo Discord, ale vizuálně i uživatelsky se více podobá sociální síti. Můžete na ní vytvářet ankety, vzájemně si sdílet novinky, zahajovat diskuse, chatovat. Skvěle se hodí pro posilování firemního ducha.
Také vás štve neustálé opakování některých jednoduchých činností – typicky manuální přetahování dat z jedné aplikaci do druhé – a říkáte si: „Proč to nejde nějak automatizovat?“ Tak s Power Automate jde a zvládnete to i vy. Nemusíte umět programovat, resp. přímo znát syntax nějakého programovacího jazyku. Stačí umět aspoň trochu algoritmicky či „programátorsky“ myslet. S několikahodinovým (či několikadenním) úsilím – pokud jde o složitější projekt – přitom v Power Automate snadno vytvoříte automatizaci procesů, které jste museli zbytečně provádět manuálně. Nemusíme asi vysvětlovat, kolik času tak díky Power Automate ušetříte.
→ Tip: Přečtete si o výhodách aktivní znalosti programovacích jazyků.
Několik příkladů: můžete nastavit, aby Power Automate určité soubory přemisťoval do konkrétních složek. Nebo vás upozornil na novinky u konkurence, plánoval příspěvky na sociální sítě, synchronizoval soubory ve složkách nebo naplánoval schůzku v Teams, když vytvoříte úkol v Planneru. Můžeme tak bez nadsázky prohlásit, že Power Automate je skrytým klenotem a „multinástrojem“ ve švýcarském noži balíků Microsoft 365.
Power Apps se v zásadě podobá Power Automate, resp. automatizaci procesů posouvá ještě na vyšší úroveň. Je to totiž nástroj pro vytváření vlastních podnikových aplikací rychle, jednoduše a opět téměř bez nutné znalosti programování. Také vám pomůžou v automatizaci procesů a velmi snadno se integruje s jinými aplikacemi. Výhodou je, že aplikace vytvořené v Power Apps lze instalovat i na mobilní zařízení, takže je vaši zaměstnanci můžou používat odkudkoliv.
Je aplikace pro tvorbu formulářů, kterou můžete využít třeba pro hodnocení od zákazníků, průzkumy trhu nebo zpětnou vazbu od zaměstnanců. Můžete v ní vytvářet různé typy otázek a rovnou dostanete vyhodnocené odpovědi. Jde o jakousi obdobu Google Forms, kterou ovšem můžete výrazně snáz integrovat s ostatními kancelářskými aplikacemi Microsoft 365.
Je v podstatě intranet, resp. Onedrive pro vaši firmu. Je to opravdu populární způsob, jak vzájemně sdílet velké množství dat – popř. data zálohovat do cloudu. Jednotlivé týmy a oddělení si jeho prostřednictvím mohou vytvořit vlastní interní web, na kterém si sdílejí novinky a informace o projektech či ze svého oboru.
→ Tip: Přečtěte si, jak motivovat své zaměstnance pomocí gamifikace.
Důvod, proč je Microsoft 365 skvělý pro firmy, je především možnost všechny výše zmíněné aplikace vzájemně propojit a jejich spoluprací dosáhnout skvělých výsledků s mnohem menším úsilím i náklady. Místo toho, abyste si všechno nechávali zhotovit od programátorů přesně na míru si své pracovní prostředí můžete přizpůsobit sami, a to v rámci kancelářského balíčku, který už máte pravděpodobně předplacený.
Zapřemýšlejte, jak by vám nástroje Microsoft 365 mohly být užitečné, kontaktujte nás a my vám pomůžeme s implementací.
Copyright © 2024 - Algotech a.s., all rights reserved
| Zpracování osobních údajů |
Všeobecné obchodní podmínky
