Mějte dokonalý přehled o financích a přejděte na účetnictví v cloudu

Jako první si položte otázky:

• Můžete ke svému účetnictví přistupovat odkudkoliv?
• Jsou data v systému aktualizovaná v reálném čase?
• Má váš účetní systém automatickou zálohu dat?

Pokud je odpověď „ne“, měli byste začít vážně přemýšlet o cloudovém účetnictví. Možná vám teď není jasné, proč byste vůbec měli chtít odpovídat „ano“. Proto si na konkrétních případech ukážeme, proč se vám účetnictví v cloudu vyplatí.

Selhání hardwaru vás nezastaví

To, že je praktické mít ve firmě digitální účetnictví, vám asi říkat nemusíme. Určitě používáte nějaký software, ve kterém ho spravujete. Představte si ale, že vaše skvělá a spolehlivá účetní, říkejme jí třeba Eva, do svého počítače omylem stáhne nějaký zavirovaný soubor nebo na notebook převrhne kávu, nebo dokonce neudělá nic špatně, ale harddisk v jejím počítači prostě selže. A nejednou jste bez účetního softwaru a bez dat, která v něm byla uložená.

Pokud ale provozujete účetní systém v cloudu, nemusíte se bát toho, že se vašemu hardwaru něco stane – i když selže, o svá data nepřijdete. Nemáte je totiž uložená na lokálním disku, nýbrž na vzdáleném serveru v datovém centru. Takže Eva nemusí zbytek dne smutně sedět a čekat, až dostane nový přístroj s nově instalovaným účetním programem. Program totiž také běží v cloudu – není tedy vázaný na žádné konkrétní zařízení. Eva se do něj může klidně přihlásit i z telefonu nebo tabletu.

Nemocná účetní může pracovat z domu

Stane se, že Eva onemocní, není to nic vážného, ale nechce nakazit své kolegy, a tak raději zůstane doma. V tu chvíli ale nemusíte delegovat práci na její kolegy, nebo dokonce zůstat několik dní bez vedení účetnictví. Eva se ke cloudovému účetnictví může totiž přihlásit i z domova skrz bezpečné šifrované připojení. Už jsme říkali, že program není vázaný na konkrétní hardware – zde máte další situaci, kdy tuto vlastnost oceníte.

Eva může být tedy i zcela externí zaměstnanec, který k vám do firmy vůbec nedochází, a stejně odvede svou práci. Můžete jí vytvořit i speciální oddělný přístup, pokud před ní chcete nějaké sdílené citlivé informace skrýt (například ke mzdám může mít třeba přístup jen mzdová účetní Blanka). V případě, že od vás odejde, také nebudete muset měnit přístupové údaje, prostě jen zrušíte ty její.

Aktualizace nejsou vaše starost

Eva je vynikající účetní, která si skvěle rozumí s čísly a má perfektně zvládnuté daně, počítačům ale příliš nerozumí. Když na ni tedy vyskočí nějaká aktualizace, nevšímá si jí. Neuvědomuje si, že aktualizace ale nejsou jen občasnými vylepšeními uživatelského rozhraní, ale téměř vždy obsahují patche, které mají posílit kybernetickou bezpečnost a pokud na ně bude Eva zapomínat… kdo ví, zda to nebude mít nepříjemné důsledky pro celou firmu.

V případě cloudového účetnictví se program automaticky aktualizuje sám. Vy (a hlavně Eva) se nemusíte o nic starat a zároveň budete mít vždycky k dispozici nejnovější verzi účetního programu.

Všechno vidíte „real time“

Aktuálnost se netýká jen samotného programu, ale i dat, která jsou v něm obsažená. Díky účetnictví v cloudu máte vy i Eva neustálý přehled o současném stavu faktur, všech plateb, nákladech i ziscích. Takže se můžete flexibilně přizpůsobit aktuálnímu stavu. Pokud má nějaký váš tým velké náklady, omezíte je. Pokud někde vázne platba od klienta, poptáte ji.

Data jsou lépe zabezpečená

I když zaměstnance školíte o kyberbezpečnosti, chybička se někdy vloudí. A tak jednoho dne nevyspalá Eva třeba omylem otevře podvodný e-mail a malware nebo jiný typ hackerského útoku je na střeše, nebo tedy spíš na obrazovce. O bezpečnost dat, která jsou v cloudu, se ale bát nemusíte. Jsou v datovém centru totiž zálohovaná a zabezpečená poskytovatelem cloudových služeb mnohem lépe, než byste to pravděpodobně dokázali vy sami.

→ Tip: Přečtěte si více o bezpečnosti dat v cloudu.

Jak zavést cloudové účetnictví?

Už více než 1300 firem provozuje své firemní systémy z našeho cloudu. Díky cloudovému účetnictví zvládají odbavit o 40 % více faktur jen díky optimalizaci výkonu a zároveň ušetří až 78 % na nákladech spojených s provozem IT systémů. Napište nám a nejdeme ideální řešení přesně pro vás. Na Algotech Cloudu provozujeme téměř 30 účetních a ekonomických systémů včetně Pohody, money S3 a SAPu. Stačí si vybrat a usnadnit sobě i Evě práci.