Microsoft Teams E5 aneb B2B komunikace v moderním kabátku

Že je něco klišé ještě neznamená, že to není pravda. A pravdou je, že efektivní komunikace je cestou k úspěchu. Pojďme se podívat, jak Microsoft Teams s integrovanou telefonií mění způsob, jakým firmy komunikují interně i se svými partnery a klienty.

Proč je telefonie v Microsoft Teams E5 aktuálním tématem

Hranice mezi kanceláří a domovem se stírají rychleji než inkoust na mokrém papíře – jedním z nejpoužívanějších nástrojů firem všech velikostí se stal Microsoft 365 Teams (součást kancelářského balíku Microsoft 365, dříve známým jako „Microsoft Office“). Ale co když vám řekneme, že oblíbené „Teamsy“ mohou být víc než jen platforma pro chatování a videokonference? Co kdyby se staly centrem veškeré vaší firemní komunikace, včetně klasické telefonie?

Představte si, že vaši zaměstnanci začnou volat na mobilní telefony a pevné linky přímo z prostředí, které už dobře znají. V prostředí, kde B2B komunikace probíhá hladce bez ohledu na to, zda jste v kanceláři, doma nebo na cestách.  

Pro korporátní klienty je integrace telefonie do Teamsů odpovědí na dlouhodobé volání po skutečně jednotném komunikačním řešení. Už žádné přepínání mezi různými aplikacemi nebo pamatování si různých čísel a přístupových kódů. S telefonií v Teamsech je na jednom místě vše, co potřebujete pro komunikaci s obchodními partnery i firemními kolegy.

Co je Microsoft Teams E5 a jak podporuje hlasové volání

Když se řekne Microsoft 365 Teams, většina lidí si představí chatovací aplikaci s možností videohovorů. Ale s licencí Microsoft Teams E5 se otevírá zcela nový svět možností.

Microsoft 365 E5 je nejvyšší úroveň předplatného Microsoft 365, která kromě standardních kancelářských aplikací a cloudových služeb nabízí pokročilé funkce pro bezpečnost, analýzu dat, a především hlasovou komunikaci.

S E5 licencí tedy získáváte plnohodnotný telefonní systém přímo v Teamsech. To znamená, že můžete:

• Volat na jakékoli telefonní číslo přímo z aplikace Teams.
• Přijímat hovory z externích čísel na svůj Teams účet.
• Využívat pokročilé funkce jako přesměrování hovorů, fronty volání nebo automatické odpovědi.

Je to jako byste měli moderní telefonní ústřednu přímo ve svém počítači nebo tabletu. A nejlepší na tom je, že vše je integrované do prostředí, které už vaši zaměstnanci znají a používají každý den.

Představte si to jako švýcarský armádní nůž B2B komunikace – v jednom kompaktním balíčku máte k dispozici všechny nástroje, které potřebujete. Vše zvládnete z jednoho místa – rychlou textovou zprávu kolegovi od vedlejšího stolu, videokonferenci s týmem rozptýleným po celém světě i důležitý telefonát korporátnímu klientovi na druhém konci republiky.

S Microsoft 365 E5 se Teamsy stávají vaším moderním komunikačním centrem, které spojuje všechny nitky vašich firemních interakcí do jednoho uceleného systému. 

Tip: Ještě Teamsy nepoužíváte nebo nevíte, jak na ně? Máme pro vás návod i pro úplné začátečníky.

Vlastnosti Microsoft Teams E5 a implementace

Microsoft Teams s licencí E5 nabízí řadu pokročilých funkcí, které jdou nad rámec základní telefonní komunikace:

• Inteligentní směrování hovorů – systém dokáže automaticky směrovat hovory na základě dostupnosti uživatelů, jejich rolí nebo specifických pravidel nastavených administrátorem. Tato funkce zajišťuje, že volající vždy „dosáhne“ na nejvhodnější osobu nebo oddělení.
• Integrace se CRM systémy – propojení se CRM systémy umožňuje okamžitý přístup k informacím o klientovi během hovoru. Tato integrace výrazně zlepšuje B2B komunikaci a pomáhá personalizovat interakce s korporátními klienty i koncovými zákazníky.
• Pokročilá analytika hovorů – E5 licence poskytuje detailní přehledy o kvalitě hovorů, vytížení linek a vzorcích komunikace. Tyto informace využijete pro optimalizaci komunikačních procesů a identifikaci potenciálních problémů.
• Hlasové příkazy a AI asistent – Teamsy E5 podporují hlasové ovládání a integraci s AI asistentem, jinými slovy nabídne efektivnější práci s hovory a rychlejší přístup k informacím během komunikace.

Tip: Přečtěte si, jak analýza sentimentu pohání moderní zákaznickou komunikaci.

Implementace aneb jak na to

Při implementaci telefonie v MS Teams se zaměřte na tyto okruhy:

1. Síťová připravenost – kvalita hovorů přímo závisí na stabilitě a kapacitě vaší sítě. Před samotnou implementací tedy proveďte důkladnou analýzu a případné upgrady vaší síťové infrastruktury.  
2. Integrace se stávajícími systémy – zajistěte integraci Teamsů s vašimi existujícími systémy, jako jsou CRM, ERP nebo systémy pro správu zákaznické podpory.  
3. Správa změn – přechod na nový komunikační systém obvykle bývá náročný. Vypracujte plán řízení změn, který zahrnuje komunikační strategii a školení pro různé skupiny uživatelů.
4. Pilotní testování – před plošným nasazením proveďte pilotní test s menší skupinou uživatelů. Získáte tak cenné poznatky a odhalíte potenciální problémy v menším měřítku.

Pro detailní postup implementace se podívejte na oficiální dokumentaci Microsoftu.

Potenciální rizika a jak jim můžete předcházet

Přechod na telefonii v Microsoft Teams E5 přináší mnoho výhod, ale jako každá technologická změna s sebou nese i určitá rizika.  

V prvé řadě věnujte pozornost bezpečnosti. Přestože Microsoft 365 nabízí pokročilé zabezpečení, žádný systém není zcela imunní vůči kybernetickým hrozbám. Pro minimalizaci potenciálních rizik jsou nezbytné pravidelné aktualizace, bezpečnostní školení zaměstnanců a implementace vícefaktorové autentizace na všech platformách.

Při zavádění nových technologií hraje pochopitelně významnou roli i lidský faktor. Někteří zaměstnanci bývají odmítaví vůči jakýmkoliv změnám a upřednostňují známé systémy. Tento odpor můžete zmírnit důkladným vysvětlením výhod nového systému, poskytnutím kvalitního školení a zajištěním průběžné podpory. K hladkému přechodu výrazně přispívá otevřená komunikace a zapojení zaměstnanců do procesu změny.

V neposlední řadě je třeba zvážit riziko závislosti na jednom dodavateli. Přechod na Microsoft Teams E5 do určité míry znamená, že značná část vaší komunikační infrastruktury bude závislá na jedné platformě. Toto riziko zmírníte důkladným prostudováním smluvních podmínek a vypracováním plánu pro případnou budoucí migraci dat. Pravidelné zálohování důležitých dat a dokumentů mimo platformu Microsoftu poskytne další dodatečnou bezpečnostní vrstvu.

Srovnání s tradičními telefonními systémy

Při zvažování přechodu na telefonii byste měli porovnat toto řešení s tradičními telefonními systémy. Teamsy nabízí výrazně větší flexibilitu a umožňují práci odkudkoli. Oproti tomu tradiční systémy sice často poskytují stabilnější spojení v kancelářích, ale Teamsy tuto mezeru rychle dohání díky pokročilým technologiím a optimalizaci pro různé typy připojení.

Z hlediska nákladů se situace v posledních letech výrazně změnila. Zatímco tradiční systémy často vyžadují vysoké počáteční investice, zejména do hardwaru, Teamsy fungují na bázi předplatného. Tento model dlouhodobě snižuje celkové náklady na vlastnictví, zejména pro rychle rostoucí nebo měnící se organizace. Navíc odpadá nutnost nákladné údržby fyzické infrastruktury.

Škálovatelnost je další oblastí, kde Microsoft Teams E5 vyniká. Přidávání nebo odebírání uživatelů je otázkou několika kliknutí, a to bez nutnosti fyzických zásahů do infrastruktury. Získáte tak flexibilitu během růstu nebo sezonních změnách v počtu zaměstnanců. Tradiční systémy v tomto ohledu často zaostávají, vyžadují totiž složitější procesy pro rozšíření kapacity.

Kde Teamsy vítězí „na celé čáře“, je pak ovšem samotná funkcionalita, která dalece přesahuje možnosti tradičních telefonních ústředen. Tradiční systémy buď vůbec nenabízejí, nebo poskytují jen v omezené míře funkce jako:

• integrace videokonferencí,
• sdílení obrazovky,  
• možnost efektivní B2B komunikace nebo
• propojení s jinými aplikacemi.  

Nezapomínejme ani na nezávislost na geografické lokaci. Tradiční systémy se často vážou na konkrétní fyzickou lokaci, zatímco Teamsy umožňují bezproblémovou komunikaci bez ohledu na to, kde se uživatelé nacházejí a podporují práci na dálku nebo spolupráci s mezinárodními týmy.

Celkově tedy přechod na Microsoft Teams E5 představuje posun směrem k modernější, flexibilnější a často i ekonomičtější komunikační platformě. Při rozhodování byste však vždy měli pečlivě zvážit specifické potřeby své společnosti, včetně stávající infrastruktury, požadavků na zabezpečení a dlouhodobých strategických cílů.

Budoucnost firemní a B2B komunikace s Microsoft Teams E5

Vývoj naznačuje, že budoucnost firemní komunikace bude stále více integrovaná a založená na umělé inteligenci. Platformy jako Microsoft Teams E5 se postupně stávají centrálním bodem nejen pro komunikaci, ale i pro spolupráci a řízení projektů. S příchodem Teams Premium a dalších vylepšení se otevírají nové možnosti pro personalizaci a automatizaci pracovních procesů. Už nyní vidíme předběžné a testovací verze funkcí jako real-time přepis a překlad hovorů, které významně usnadňují mezinárodní komunikaci s obchodními partnery. V budoucnu můžeme očekávat ještě sofistikovanější využití AI, například pro automatické generování shrnutí ze schůzek, inteligentní plánování nebo prediktivní analýzu komunikačních vzorců pro optimalizaci týmové spolupráce.

Tip: Mohl by vás zajímat přehled pěti nejlepších AI asistentů na schůzky.

S rostoucím významem Teams v podnikové komunikaci můžeme očekávat další vylepšení v oblasti šifrování, kontroly přístupu a compliance s různými regulacemi. To bude obzvláště důležité pro firmy působící v regulovaných odvětvích nebo pracující s citlivými daty.

Také mobilní komunikace bude hrát stále větší roli. Microsoft bude v Teams E5 pravděpodobně dále optimalizovat své mobilní rozhraní a funkce, aby vyhověl potřebám stále mobilnější pracovní síly. Můžeme tedy očekávat ještě lepší integraci s mobilními zařízeními a vylepšené funkce pro práci na cestách.

Virtuální a rozšířená realita představují další možný směr vývoje. Microsoft již experimentuje s „Mesh for Teams“, platformou pro vytváření imerzivních pracovních prostředí. V budoucnu tak možná budou virtuální schůzky a B2B komunikace mnohem interaktivnější a realističtější – a to pravděpodobně povede k ubývajícímu počtu osobních setkání.

Je čas na změnu

Microsoft Teams E5 otevírá spojením hlasových služeb s již využívanou platformou nové možnosti pro efektivnější a flexibilnější komunikaci a přechod na toto řešení přináší bezpochyby celou řadu výhod. Implementace telefonie v MS Teams znamená pochopitelně i určité technické a organizační výzvy, ale se správným přístupem a podporou zkušeného technologického partnera nepředstavují vážnější komplikace nebo rizika.

Jako zkušení poskytovatelé IT služeb s více než 25 lety zkušeností v oboru digitální komunikace jsme ideální partner pro implementaci optimálního řešení. Rádi vám pomůžeme s:

• analýzou vašich současných požadavků na firemní komunikaci,  
• návrhem optimálního řešení telefonie v MS Teams pro vaši organizaci,
• bezproblémovou implementací a integrací s vašimi stávajícími systémy,
• školením vašich zaměstnanců pro maximální využití nových možností a
• průběžnou podporou i optimalizací vašeho komunikačního ekosystému.

Neváhejte a udělejte první krok k transformaci vaší firemní komunikace. Kontaktuje nás – rádi vám v rámci nezávazné konzultace vysvětlíme, jak dokáže telefonie v MS Teams zlepšit komunikaci právě ve vaší firmě a posunout ji na novou úroveň efektivity.