Jak na webinář v MS Teams – průvodce přípravou a realizací

Platforma Microsoft Teams (z kancelářského balíku Microsoft 365) prošla v posledních letech výrazným vývojem a dnes nabízí mnohem víc než jen běžné videokonference. Pojďme se společně podívat, jak můžete využít její potenciál pro pořádání profesionálních webinářů a online událostí.

Jak se liší webinář od běžné schůzky v Microsoft Teams

Zatímco běžná schůzka v Microsoft Teams je primárně určená pro interaktivní diskuzi mezi účastníky, webináře nabízí strukturovanější formát s jasně danými rolemi. Prezentující zde má k dispozici pokročilé nástroje pro řízení celé akce, zatímco účastníci mají omezená oprávnění ke zvuku a videu. Webináře tak mají serióznější charakter a vy můžete lépe kontrolovat jejich průběh. Mezi hlavní přednosti webinářů v Teams patří:

• Registrační systém s možností nastavení kapacity a automatickým potvrzováním účasti.
• Přizpůsobitelný vzhled s firemní identitou včetně bannerů a barevných motivů.
• Detailní profily prezentujících s fotografiemi a životopisy.
• Interaktivní prvky jako hlasování a moderované otázky a odpovědi.
• Pokročilé analytické nástroje pro vyhodnocení úspěšnosti akce.
• Automatické nahrávání s možností následného sdílení záznamu (včetně automatického přepisu řeči na text).

→ Tip: Na webinář se zatím necítíte? Přečtěte si, jak úspěšně začít s aplikací MS Teams.

Jak vytvořit úspěšný webinář v MS Teams

Základem úspěchu každého online webináře je kvalitní příprava. V Microsoft Teams začíná plánování vytvořením nové schůzky, kde zvolíte možnost použití šablony webináře. Systém vás pak provede nastavením všech potřebných parametrů. Důležitým prvkem je registrační formulář, který můžete rozšířit o vlastní otázky a lépe tak poznat své publikum ještě před začátkem akce. Můžete účastníkům pokládat uzavřené otázky (s výběrem z předem definovaných možností) i otevřené otázky, na které mohou účastníci odpovídat vlastními slovy.

Jak to funguje:

• Ankety (Polls) – můžete vytvářet ankety s více možnostmi odpovědí nebo umožnit účastníkům napsat vlastní odpověď. Ankety lze snadno vytvořit přímo během webináře pomocí integrovaných nástrojů nebo prostřednictvím Microsoft Forms.
• Q&A (otázky a odpovědi) – funkce Q&A umožňuje účastníkům klást otázky a odpovídat na ně v reálném čase, což podporuje interaktivitu a zapojení publika.

Pro zvýšení prestiže můžete celý webinář vizuálně sladit s firemní identitou – od registrační stránky přes bannery až po prezentační pozadí. Teamsy dokonce umožňují nastavit časové omezení pro registraci nebo zavést seznam čekatelů pro případ, že by zájem překročil stanovenou kapacitu.

Jak na průběh webináře a jeho řízení

Začněme tím nejdůležitějším – řízením samotné akce. Když se účastníci připojují k vašemu webináři, automaticky vstupují do virtuálního předsálí. Odtud je můžete jako organizátor pohodlně vpouštět do hlavní místnosti, a to buď jednotlivě, nebo všechny najednou – máte pod kontrolou každý aspekt události.

Ve výchozím nastavení mají všichni účastníci vypnuté mikrofony i kamery – vaši prezentaci tak nebude nic a nikdo přerušovat. Jako přednášející se tak můžete plně soustředit na předávání informací a interakci s publikem ve vhodných momentech. Pokud je vám ale nepříjemné přednášet „anonymnímu davu“, můžete samozřejmě účastníky požádat, aby si kamery zapnuli. K dispozici máte komplexní sadu prezentačních nástrojů:

• Sdílení obrazovky s možností výběru konkrétní aplikace.
• Interaktivní tabuli pro spontánní poznámky a nákresy.
• Přehrávání videí se synchronizovaným zvukem.
• Moderovanou sekci otázek a odpovědí.
• Rychlá hlasování pro získání okamžité zpětné vazby.

→ Tip: Mohly by vás zajímat i tipy a triky pro aplikaci MS Teams.

Co vám prozradí data z webináře v Teams

Opravdová síla platformy Microsoft Teams se ukazuje v analytických nástrojích. Představte si, že máte k dispozici kompletní příběh vašeho webináře – od prvního prokliku na registrační stránku až po poslední odpověď v závěrečném dotazníku.

Už během příprav vidíte, jak si vede vaše propagace. Sledujete počty zobrazení pozvánky, dokončených registrací i nedokončených přihlášek. Tato data vám pomáhají optimalizovat další kampaně a lépe cílit na vaše publikum – zvláště ve vizualizované formě:

Záznam a jeho využití

Po skončení webináře ovšem vaše práce nekončí – právě naopak. MS Teams automaticky vytvoří kompletní záznam včetně přepisu mluvené řeči, čímž získáváte řadu možností pro další využití obsahu. Záznam můžete ihned zpřístupnit všem registrovaným účastníkům nebo jej rozdělit na menší části a ty pak sdílet samostatně. Systém dokonce automaticky vytvoří obsah na základě témat probíraných během webináře, takže se účastníci mohou snadno přesunout na část, která je zajímá nejvíc.

Praktickou funkcí je také možnost stáhnout si kromě videa i textový přepis celého webináře. Ten se hodí nejen pro účastníky se sluchovým handicapem, ale může posloužit i jako podklad pro vytvoření blogového článku nebo dalších výukových materiálů. Navíc díky jednoduché integraci s ostatními službami Microsoft 365 můžete záznam bezpečně uložit na SharePoint nebo jej sdílet do dalších firemních aplikací, např. CRM.

→ Tip: Zjistěte více o méně známých aplikacích balíku Microsoft 365.

Tipy pro váš první webinář v MS Teams

Pusťte se do pořádání webinářů postupně. Začněte menší akcí pro 20–30 účastníků, kde si v klidu vyzkoušíte všechny funkce a získáte jistotu v ovládání platformy. Nastavte si časovou rezervu před začátkem – vhodné je minimálně 15 minut na technickou přípravu a kontrolu zvuku. Doporučujeme také předem připravit několik anketních otázek, které můžete během webináře položit pro oživení a získání zpětné vazby.

Nezapomeňte účastníkům na začátku vysvětlit, jak mohou klást dotazy a kde najdou důležité ovládací prvky. A hlavně – buďte autentičtí. I když je webinář více formální než běžná schůzka v Microsoft Teams, pořád jde především o lidskou komunikaci. S každým dalším webinářem budete sebejistější a časem objevíte vlastní styl, který bude vyhovovat právě vám a vašemu publiku.

Jak webináře v MS Teams rozšířit o prémiové funkce

Zatímco základní verze Teamsů nabízí solidní sadu nástrojů pro pořádání webinářů, prémiové funkce posunou vaše možnosti na vyšší úroveň. S Teams Premium získáte například možnost nastavit čekací listinu pro případ, že by zájem o váš webinář překročil plánovanou kapacitu. Systém pak automaticky posune účastníky z čekací listiny na seznam přihlášených, pokud se uvolní místo.

Registrační proces můžete také zpřesnit díky ručnímu schvalování přihlášek. To je užitečné zejména u specializovaných webinářů, kde potřebujete ověřit, zda účastníci splňují určité předpoklady. Prémiová verze také umožňuje nastavit časové omezení pro registraci – třeba ji automaticky uzavřít den před konáním akce.

Značnou výhodou je vylepšená aplikace Teams Premium pro správu virtuálního předsálí. Můžete si nadefinovat, kdo smí vpouštět účastníky do webináře, a nastavit automatické odmítnutí pro nezaregistrované uživatele. To vše přispívá k hladšímu průběhu události a lepší kontrole nad publikem.

Budoucnost firemních webinářů

Platforma Microsoft Teams se dynamicky vyvíjí a neustále překvapuje novými funkcemi a vylepšeními. Jednou z nejzajímavějších novinek je integrace umělé inteligence do průběhu webináře. AI asistent dokáže v reálném čase analyzovat zapojení účastníků a navrhovat prezentujícímu vhodné momenty pro interakci nebo hlasování.

Významným trendem je také postupné stírání rozdílů mezi webináři a virtuálními konferencemi. Aplikace Teams již nyní umožňuje pořádat hybridní akce, kde se část publika účastní osobně a část online.

Do popředí se dostává i stále skloňovanější environmentální aspekt – firmy stále častěji volí webináře v MS Teams jako ekologickou alternativu k prezenčním školením. Odpadá nutnost cestování a s ním spojená uhlíková stopa – a není nijak omezená kvalita předávání informací. Dlouhodobý přínos a dosah každého webináře navíc maximalizuje možnost snadného záznamu a následného sdílení obsahu.

Webinář jako příležitost k růstu

Platformu pro pořádání webinářů je třeba vnímat především jako nástroj pro růst – ať už jde o vzdělávání zaměstnanců, prezentaci produktů nebo budování značky. Aplikace Microsoft Teams v tomto ohledu nabízí komplexní řešení, které roste spolu s vašimi potřebami. Můžete začít s jednoduchými webináři pro menší skupiny a postupně přejít k rozsáhlým virtuálním akcím s tisíci účastníky.

Zásadní výhodou webinářů oproti klasickým prezenčním akcím je pak jejich flexibilita a měřitelnost. Z každého webinář získáte cenná data, která můžete využít pro optimalizaci budoucích událostí. Vždy máte k dispozici konkrétní čísla, ne pouze subjektivní dojmy – ať už sledujete míru zapojení účastníků, vyhodnocujete úspěšnost různých interaktivních prvků nebo analyzujete zpětnou vazbu.

Pamatujte však, že sebelepší technologie je jen prostředkem k dosažení cíle. Úspěšný webinář stojí především na kvalitním obsahu a schopnosti jej poutavě předat. Jako specialisté s více než 25letou zkušeností v oblasti digitální komunikace vám pomůžeme vytěžit z platformy Microsoft Teams maximum a zajistit spolehlivé řešení i pro velmi náročné akce. Ozvěte se, rádi pomůžeme i vám.