Základy už máte v malíčku, ale chcete objevit další funkce MS Word, které vám pomohou se zvýšením efektivitu práce? Tak jste tu správně. Tento návod budeme věnovat používání stylů, formátů, vkládání prvků, režimu revizí a hromadným úpravám. Ale podíváme se i na novinky v oblasti využití umělé inteligence, jako je MS Copilot a AI pluginy sloužící třeba pro překlady a dohledání informací.
Microsoft Word je jedním z nejoblíbenějších nástrojů pro tvorbu a úpravu textových dokumentů. V předchozích článcích jsme se zaměřili na základy jako instalaci a nastavení nebo formátování textu a práci s dokumentem. Nyní se posuneme dál a prozkoumáme pokročilejší funkce MS Wordu.
Styly jsou v podstatě přednastavená formátování textu, která si můžete rychle zvolit a snadno tak upravit vzhled dokumentu. Pomohou vám jednotně formátovat nadpisy, podnadpisy, odstavce a další prvky dokumentu.
Styly použijete jednoduše – přejděte na kartu „Domů“ a v sekci „Styly“ (ta je zhruba uprostřed horní lišty) vyberte požadovaný styl. Můžete použít přednastavené styly jako „Nadpis 1“, „Nadpis 2“ nebo si i vytvořit vlastní, které budete dál používat.
Vlastní styl vytvoříte rozbalením všech možností (tlačítko šipky s čárou) a výběrem „Vytvořit styl“ Tam si následně můžete po kliknutí na „Změnit“ nastavit písmo, velikost, tloušťku, barvu a další vlastnosti.
Díky formátování textu vytvoříte přehledné a profesionálně vypadající dokumenty. Kromě základního formátování ve Wordu, jako je změna písma, velikosti nebo barvy, o kterých jsme psali v přechozím článku, nabízí i pokročilejší možnosti.
Na kartě „Návrh“ můžete zvolit motiv dokumentu, který obsahuje předdefinované barvy, písma a efekty. Opět můžete vytvořit i své vlastní a používat je například pro formální firemní dokumenty, které chcete mít sladěné s brandingem. To vede ke zvýšení efektivity pracovníků, kteří dokumenty připravují.
Na kartě „Rozložení“ jde snadno nastavit:
Pokud v dokumentu konzistentně používáte výše zmíněné „styly“ a definujete Nadpis 1, Nadpis 2…, můžete na kartě „Reference“ snadno jedním kliknutím vygenerovat obsah. Vidíte názvy a podnázvy jednotlivých kapitol i s příslušným číslováním.
Pokud dokument jakkoliv pozměníte (doplníte či uberete obsah, upravíte nadpisy), můžete kliknout na „Aktualizovat obsah“ a vše se automaticky upraví podle vámi provedených změn.
→ Tip: Obsah generujte až úplně na konci tvorby dokumentu, nebo ho těsně před ukončením práce nezapomeňte aktualizovat, aby odpovídal finální verzi rozložení.
Používání poznámek pod čarou je skvělý způsob, jak poskytovat doplňující informace, citace nebo vysvětlení bez přerušení hlavního textu dokumentu. Nejdříve klikněte na místo, kam chcete poznámku pod čarou vložit, a na kartě „Reference“ zvolte možnost „Vložit poznámku pod čarou“. V textu se vám v tu chvíli vytvoří číselný index i odpovídající místo na doplnění poznámky pod čarou.
Jakmile text odkazující na příslušnou poznámku přesunete, automaticky se s ním přesune na novou stránku i poznámka pod čarou.
→ Tip: Pokud chcete změnit formát poznámek pod čarou (např. styl číslování), klikněte na malou šipku v pravém dolním rohu sekce „Poznámky pod čarou“. Otevře se dialogové okno, kde můžete upravit číslování, formát a umístění poznámek pod čarou.
Teď se na chvíli zastavíme u karty „Vložení“ obsahující celou řadu prvků, které můžete do dokumentu přidat.
Pro vkládání obrázků nebo textu většinou použijete prostě rychlou možnost kopírovat (ctrl+c) nebo vložit (ctrl+v), karta vložení ale nabízí další zajímavé možnosti. Nejčastěji pravděpodobně využijete tabulky a grafy.
Ať už je máte rádi nebo ne, faktem je, že velmi zpřehledňují uspořádání informací. Grafy ani tabulky ale nemusíte kreslit nebo složitě vytvářet, MS Word vám poskytne rychlou pomoc.
Tabulka
Na kartě vložení jednoduše kliknete na „Tabulka“, zvolíte si počet sloupců a řádků, které chcete vložit (následně je můžete kdykoliv přidat či ubrat) a je to.
Jakmile tabulku vložíte, objeví se vám v horním menu nové karty s možnostmi jejího editování. Jde o „Návrh tabulky“ a „Rozložení“, které najdete úplně vpravo. Zde se vám otvírá tabulkový ráj, kde můžete definovat velikost jednotlivých buněk, tloušťku jejich ohraničení, rozdělovat je a slučovat, nastavit, jak v nich bude zarovnaný text nebo třeba jak bude tabulka celkově stylizovaná.
Graf
Na kartě „Vložení“ najdete také možnost vložit graf. Na výběr máte ze spousty různých typů a jejich zpracování – od běžných sloupcových a koláčových až po paprskové či trychtýřové.
Jakmile zvolíte příslušný typ grafu, tak se vám společně s jeho vložením otevře přehledná externí excelovská tabulka, do které definujete všechny potřebné hodnoty. Ty se ihned promítnou do grafu v dokumentu.
Dále můžete u grafu měnit barvy a styly podobně jako tomu bylo u tabulky. Na horní liště se vám při kliknutí na graf opět vpravo zobrazí dvě nové karty určené pro jeho formátování – „Návrh grafu“ a „Formát“.
Na kartě „Vložení“ dále najdete například možnost vkládat „Obrazce“ – základní tvary, hvězdičky, šipky a tak dále. Ty mohou v MS Word pomoci při znázornění informací, nápadů apod.
Stejně tak „Ikony“, které mohou text zpřehlednit nebo názorně doplnit. Stačí kliknout na možnost „Ikony“ a otevře se vám okno, kde se jich zobrazí nepřeberné množství, ze kterého můžete vybírat.
Jako poslední zmíníme možnost „SmartArt“, která je obzvláště užitečná pro prezentace, znázornění posloupností, souvislostí a seznamů. Opět na ni stačí kliknout a objeví se vám široká nabídka možností.
Revize a komentáře jsou skvělé pro týmovou spolupráci, úpravy a kontrolu dokumentů. Opět se na kartě „Revize“ nachází řada možností, ze kterých vybereme ty nejužitečnější.
Jako první najdete na kartě možnosti kontroly pravopisu, které vám usnadní tvorbu dokumentů. Pokud se vám například v textu mockrát za sebou opakuje stejné slovo, zvolte možnost „Tezaurus“ a uvidíte seznam synonym, za které můžete slovo zaměnit. V sekci „Jazyk“ také snadno změníte, v jakém jazyce má probíhat kontrola pravopisu – například když píšete text v angličtině.
→ Tip: Skvělá je také přímo v MS Word možnost „Překlad“, která vám pomůže při čtení cizích textů. Dokonce vám umožní přeložit celý dokument do jiného jazyka. Nejdete ji také na kartě revizí.
Pokud odevzdáváte školní nebo pracovní dokument, který má obsahovat určitý počet slov, znaků nebo třeba řádků, pomůže vám Word se zvýšením efektivity. Stačí kliknout na „Počet slov“ (kromě karty Revizí je vidíte také vlevo na spodní liště) a objeví se vám všechny tyto údaje.
Najdete je v režimu revizí i na kartě „Vložení“. Jsou hojně používané, protože vám umožňují vložit komentář k textu, aniž byste do něho přímo zasahovali. Stačí označit oblast, které se týká vaše připomínka, kliknout na možnost „Komentář“ a po pravém okraji se vám otevře okénko pro zapsání vašich postřehů, nápadů, kritiky apod.
Pozor, komentář musíte vždycky uložit, aby se zobrazil i dalším čtenářům. Ti na něj můžou dále reagovat nebo ho prostě jen „vyřešit“.
Oceníte obzvláště v případě, že vás na dokumentu pracuje více nebo ho po někom kontrolujete. Jakmile tento režim revizí zapnete (kliknutím na „Sledovat změny“), budou se barevně zaznamenávat všechny úpravy, které provedete (nebo je už někdo provedl). Změny pak můžete jedním kliknutím přijmout nebo odmítnout.
Funkce Wordu, která výrazně zvýší efektivitu úprav textu. Jen si to představte – ve výroční zprávě jste například opakovaně uváděli jméno šéfa financí jako Králík, jenže on se jmenuje Zajíc. Než abyste ho v textu museli dohledávat a ručně přepisovat, můžete využít hromadné úpravy pomocí funkce „Nahradit“.
Tu najdete na kartě „Domů“, hned vedle nabídky „Stylů“. Po kliknutí jednoduše zadáte do dialogového okna slovo, které chcete nahradit a za co ho chcete nahradit.
Word je textový procesor a jako takový umožňuje jednoduché vkládání textů generovaných na webových stránkách jednotlivých AI chatbotů. Pokud by vás zajímaly specializované pluginy a AI nástroje určené pro Word, těch s podporou češtiny je velmi poskrovnu:
Word není jen „digitální psací stroj“ – je to komplexní nástroj, který vám umožní vytvářet profesionální dokumenty s minimálním úsilím. Jakmile se naučíte využívat jeho pokročilé funkce, budete možná překvapení, jaké možnosti se vám otevřou. A co víc, s neustále se vyvíjející umělou inteligencí, se otevírají nové možnosti, jak zefektivnit vaši práci. Není čas začít objevovat, co vše vám Word může nabídnout?
Copyright © 2024 - Algotech a.s., all rights reserved
| Zpracování osobních údajů |
Všeobecné obchodní podmínky
