Zvyšte efektivitu práce. Zaveďte DLP systémy

Co jsou DLP systémy? 

Nejprve si definujme, co znamená DLP. Data Loss Prevention je soubor systémů a procesů, které firmám umožňují chránit citlivá data a zabránit jejich úniku nebo zneužití. DLP systémy tak řeší zejména ztrátu dat způsobenou lidskou chybou. 

→ Tip: Přečtěte si, proč nepodceňovat kybernetickou bezpečnost. 

Proč nasadit DLP systémy? 

Může se stát, že zaměstnanec omylem nebo i úmyslně dá k dispozici citlivá data nesprávným osobám, například posláním e-mailu na špatnou adresu apod. Tím dostává svou společnost do situace, kdy jí může hrozit nejen únik dat, ale i pokuta plynoucí z porušení GDPR nebo NDA, nedůvěra zákazníků a jejich přesun ke konkurenci a další nepříjemnosti. 

→ Tip: Zjistěte, proč je zálohování dat do cloudu pro každou firmu důležité. 

DLP systémy pak tedy chrání data před jejich zneužitím. Příkladem může být situace, kdy se některý ze zaměstnanců rozhodne odpovědět na e-mail žádající o zaslání souboru s citlivými údaji. Zaměstnanec si ale neověří e-mailovou adresu, ze které tento požadavek přišel, a tak na ni bude chtít zmíněný soubor odeslat. Naštěstí, pokud je nějaký soubor dat v DLP systému vedený jako „citlivá data“, nelze jej kopírovat ani vkládat jako přílohy e-mailů (případně jej nelze ani vytisknout). Tím pádem k odeslání citlivých dat nedojde.  

DLP systémy ale nemusí sloužit jen k ochraně dat. 

Zvyšte efektivitu práce pomocí DLP 

Pomocí DLP systémů můžete ve své firmě dosáhnout nejen ochrany dat, ale i zvýšení efektivity práce. V podstatě existují dva základní typy DLP systémů: síťová DLP a DLP koncových bodů. Řešení DLP koncových bodů se od síťového DLP liší v tom, že se instaluje do počítačů koncových uživatelů, tedy zaměstnanců, kde monitoruje jejich chování. 

Díky tomu mohou vedoucí týmů sledovat, jak zaměstnanci nakládají s firemními daty, ale také mohou monitorovat i jejich další činnosti a míru produktivity. Technologie DLP tak má tak dvojí roli – slouží jako nástroj pro prevenci ztráty dat a jako nástroj pro sledování aktivit zaměstnanců v pracovní době. 

U sledovaných zaměstnanců je pak méně pravděpodobné, že budou špatně zacházet s firemními daty, a stráví více času plněním úkolů. Pokud se zaměstnanci dopustí nesprávného zacházení s daty nebo systém identifikuje sníženou produktivitu, DLP systém dokáže upozornit správce systému nebo samotné uživatele. Zaměstnavatel se proto nemusí obávat, že dojde k úniku dat ze strany zaměstnanců, a může si být jistější, že se budou více soustředit na svou práci. 

Sečteno, podtrženo: DLP systémy pomůžou s ochranou dat i zvýšením efektivity práce 

DLP systémy mohou zvýšit efektivitu zaměstnanců několika způsoby: 

• Zabraňují neúmyslným chybám: Zaměstnanci mohou únik dat často způsobit neúmyslně, a proto jsou tady DLP systémy, které dokážou těmto chybám zabránit. Tyto systémy totiž upozorňují na podezřelé akce nebo je přímo blokují.  
• Pomáhají vynucovat pravidla pro zacházení s daty: DLP systémy mohou být dobrým pomocníkem při dodržování pravidel pro zacházení s daty, která nastavil data security manager. Zaměstnanci tak budou vědět, jak s daty pracovat, a zaměstnavatel bude klidnější, protože si bude jistý, že žádný ze zaměstnanců nevynáší citlivé informace. 
• Snižují riziko porušení předpisů: DLP systémy pomáhají společnostem dodržovat předpisy týkající se ochrany dat a zpracování osobních údajů. Tím se snižuje riziko pokut i administrativní zátěže.  

→ Tip: I vy se můžete zbavit nadbytečného papírování – přenechejte kontrolu souladu s platnými zákony na manažera kybernetické bezpečnosti. Převezmeme i komunikaci s úřady a v případě správně nastavené spolupráce na sebe přebíráme zodpovědnost za plnění požadavků legislativy.  

DLP systémy zejména zvyšují produktivitu zaměstnanců tím, že jejich vedoucí má přehled o jejich aktivitách v pracovní době – ví, zda se věnují svým úkolům, nebo brouzdají po internetu. Nicméně nezapomínejte ani na další roli DLP systémů, tedy ochranu dat. Udělejte proto o krok navíc a zabezpečte svá data uložením do cloudu. Ozvěte se nám, rádi vám se vším pomůžeme.