Od analýzy obchodních procesů k implementaci řešení

Naše praxe opakovaně potvrzuje, že správně načasované provedení procesní analýzy významně snižuje rizika a náklady spojené s implementací informačního systému.

Ať už se jedná o jakoukoli část firmy, do které je cílem implementovat nový informační systém, měla by vždy předcházet detailní procesní analýza. A to minimálně ze

tří hlavních důvodů:

1. I ten nejlepší (nejdražší) informační systém implementovaný na nevyhovující procesy nepřinese požadovaný výsledek.
    
2. Správnější postup je implementovat nový informační systém na nové, optimalizované procesy, tzn. maximálně zjednodušené, očištěné od všech zbytečných, nelogických nebo neproduktivních činností s odstraněním všech organizačních či procesních bariér, které by bylo nutno v budoucnu stejně řešit, avšak po zakomponování do funkcionality nového IS by to znamenalo podstatně komplikovanější a dražší postup.
    
3. Procesní analýza poskytne jasnou, úplnou a konzistentní množinu všech funkčních požadavků na nový informační systém. Tu je velice důležité mít ještě před zahájením projektu. Ideálně pak ještě před výběrem dodavatele a uzavřením smlouvy.

1. fáze projektu - Analýza

V rámci implementačních projektů se dnes již standardně setkáváme s nastavením 1. fáze projektu v podobě „Analýzy“, jejímž výsledkem má být upřesnění zadání pro samotnou realizaci implementace. Většinou tato fáze navazuje na obecně definovaný předmět ve smlouvě, který tvoří základ pro kalkulaci dodavatele a časový plán projektu. Zde je nutno podotknout, že v dnešní době se jedná prakticky vždy o kalkulaci i časový plán zbavený všech rezerv.

Z uvedeného tedy plyne velké riziko, kdy hned první projektová fáze může vnést do projektu zcela zásadní rozpor v očekávání obou smluvních partnerů, a to nejen v kalkulovaném rozsahu projektu. Nový „reálný“ pohled na požadovanou funkčnost může také ohrozit smluvní milníky implementace.

Daleko větší problém pak vzniká, jestliže tento rozpor v „požadované“ vs. „potřebné“ funkcionalitě vyvstane až v dalších fázích projektu, v realizaci nebo dokonce až při dílčích či akceptačních testech. V případě dokončení takového projektu pak zcela jistě nelze hovořit o úspěchu, ale většinou se jedná o podstatné vícenáklady, které významně převýší cenu neprovedené předimplementační analýzy. V každém případě po tomto projektu brzy následuje potřeba revidovat procesy i implementovaný systém.

Proto je tak důležité zabývat se procesní analýzou již ve fázi přípravy projektu a teprve na základě jejích výsledků začít implementační projekt plánovat.