IT outsourcing z pohledu podnikání – optimalizace nákladů a zvýšení výkonu i bezpečnosti

Digitální transformace neklepe na dveře, dávno je u většiny moderních společností vyrazila i se zárubněmi a dere se dovnitř – páteří moderního podnikání se tak stávají právě IT služby. A zde přichází na scénu IT outsourcing. Tento strategický přístup umožňuje firmám svěřit správu svých technologií do rukou specializovaných poskytovatelů služeb. Nejde ale jen o pouhou optimalizaci nákladů firmy – IT outsourcing nabízí „zkratku“ k nejnovějším technologiím, odborným znalostem a osvědčeným postupům, které mohou výrazně zlepšit výkon a bezpečnost vašeho IT prostředí.

Na následujících řádcích se proto podíváme na to, co přesně IT outsourcing zahrnuje, jaké výhody může přinést vašemu podnikání a jak vybrat správného poskytovatele těchto služeb.

Co je IT outsourcing?

IT outsourcing představuje model, kdy firma svěřuje část nebo veškeré své IT služby externí společnosti specializující se na poskytování těchto služeb.

IT outsourcing může mít různé formy přizpůsobené potřebám a velikosti vaší organizace:

• Kompletní náhrada IT oddělení – externí poskytovatel přebírá veškerou odpovědnost za IT infrastrukturu a podporu. Toto řešení je ideální pro menší a střední firmy, které chtějí minimalizovat interní náklady na IT.
• IT manažer jako služba – zkušený IT odborník působí jako váš externí vedoucí IT oddělení, poskytuje strategické vedení a koordinuje IT aktivity. Tato možnost je vhodná pro firmy, které chtějí zachovat určitou míru interní IT kapacity, ale potřebují odborné vedení.
• IT podpora na místě – poskytovatel vysílá techniky nebo další externí specialisty přímo do vašich prostor pro řešení problémů nebo údržbu. Tato služba zajišťuje rychlou reakci na akutní IT problémy.
• IT tým pro konkrétní projekt – dočasné posílení vašeho IT týmu pro specifické projekty, jako je implementace nového systému nebo správa počítačových sítí během rozsáhlé modernizace.

Důležité je vybrat správnou kombinaci služeb, která optimalizuje vaše IT procesy, zvyšuje efektivitu a podporuje růst vašeho podnikání.

A teď už se tedy podrobněji podíváme na výhody IT outsourcingu a na to, jak může přispět k optimalizaci nákladů firmy i celkové výkonnosti vašeho podnikání.

Výhody (a rizika) IT outsourcingu

IT outsourcing přináší firmám řadu významných výhod, které mohou zásadně ovlivnit konkurenceschopnost a efektivitu. Bylo by ale krátkozraké a neobjektivní nepředstavit i potenciální rizika. Nabídneme vám tedy vyvážený pohled.

Hlavní přínosy IT outsourcingu

Konkrétní výhody samozřejmě závisí na konkrétním dodavateli IT služeb a nastaveném SLA (Service Level Agreement – součást smlouvy o poskytování IT služeb mezi IT firmou a zákazníkem), přesto si uveďme ty nejzajímavější, které by vám měl nabídnout každý dobrý dodavatel:  

• Nezávislost na vlastním IT oddělení a zajištění zastupitelnosti.
• Garance dostupnosti a kvality IT podpory s rychlou reakční dobou
• Kontinuita a dlouhodobost podpory i při personálních změnách.
• Přechod na flexibilnější model výdajů (OPEX namísto CAPEX).
• Zákaznická podpora v češtině dostupná 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.

Díky garantované dostupnosti služeb můžete navíc minimalizovat prostoje a udržet své podnikání v chodu i v případě nečekaných IT komplikací. Tato jistota je neocenitelná zejména v současnosti, kdy i krátký výpadek IT systémů může znamenat závažné finanční důsledky.

Potenciální rizika IT outsourcingu

I zde samozřejmě záleží na konkrétních parametrech SLA, obecně byste každopádně měli dát pozor na následující:

• Ztráta přímé kontroly nad IT procesy.
• Existenční závislost na externím dodavateli („vendor/supplier-lock-in“).
• Potenciální bezpečnostní rizika při sdílení citlivých dat.
• Možné komunikační bariéry nebo kulturní rozdíly (ve smyslu firemních kultur).
• Skryté náklady nebo nepředvídané výdaje.

Jak můžete uvedená rizika minimalizovat? Zvažte následující kroky:

• Důkladné prověření poskytovatele outsourcingu před uzavřením smlouvy.
• Jasné definování rozsahu služeb, očekávání a měřítek výkonu (SLA).
• Pravidelná komunikace a hodnocení výkonu poskytovatele.
• Zachování určité míry interní IT expertizy pro strategické rozhodování.
• Implementace robustních bezpečnostních protokolů a pravidelných auditů.
• Flexibilní smlouvy umožňující úpravy nebo ukončení v případě potřeby.

Optimalizace nákladů firmy prostřednictvím IT outsourcingu

Jedním z nejpřesvědčivějších argumentů pro IT outsourcing je jeho potenciál významně optimalizovat náklady firmy. Na první pohled se může zdát, že najmutí externí firmy pro správu IT bude dražší než udržování vlastního IT oddělení. Realita je však často zcela opačná.

Při porovnání nákladů na interní IT oddělení s outsourcingem vezměte v úvahu několik faktorů:

• Mzdové náklady včetně benefitů a školení pro interní IT pracovníky.
• Investice do hardwaru a softwaru, včetně pravidelných upgradů.
• Náklady na prostory a vybavení pro IT tým.
• Potenciální ztráty způsobené výpadky nebo neefektivitou IT systémů.

IT outsourcing umožňuje převést většinu těchto nákladů na poskytovatele služeb a platit pouze za skutečně využité služby. To je obzvláště výhodné pro střední firmy, které si nemohou dovolit udržovat rozsáhlé interní IT oddělení nebo menší firmy, které nepotřebují IT pracovníka na celý pracovní úvazek.

Další významnou výhodou je škálovatelnost služeb. S růstem vašeho podnikání můžete jednoduše rozšířit rozsah outsourcovaných služeb bez nutnosti nákladného náboru a školení nových zaměstnanců. V období útlumu můžete naopak služby omezit a ušetřit náklady, což s interním IT týmem není dost dobře možné.

Efektivní správa IT prostřednictvím outsourcingu může také vést k nepřímým úsporám. Lepší zabezpečení dat může například předejít nákladným kybernetickým útokům, zatímco efektivnější IT procesy zvýší produktivitu zaměstnanců napříč celou organizací.

A teď už se podívejme na průřez konkrétních IT služeb, které můžete outsourcovat.

Správa počítačových sítí a IT podpora

Správa počítačových sítí a IT systémů je jednou z oblastí, které firmy často svěřují externím poskytovatelům. Tato služba zahrnuje mnohem více než jen pouhé zajištění funkčnosti sítě nebo IT systému – jde o komplexní přístup k udržování a optimalizaci celé IT infrastruktury, a to včetně IT podpory (ServiceDesku).

→ Tip: Mohlo by vás zajímat více o ServiceDesku jakožto definitivní tečce za problémy v IT.

Pro IT outsourcing zde hovoří především proaktivní přístup. Místo pouhého reagování na problémy (když nastanou), kvalitní poskytovatel IT outsourcingu aktivně monitoruje vaše systémy. Díky IT monitoringu dokáže identifikovat potenciální problémy dříve, než se dostanou za kritickou mez, a implementuje preventivní opatření. Analýza trendů využití sítě může například odhalit blížící se potřebu navýšení kapacity dříve, než dojde k problémům s výkonem. Pravidelné bezpečnostní audity zase pomohou identifikovat a odstranit zranitelnosti dříve, než je využijí kybernetičtí útočníci.

Tento proaktivní přístup nejen minimalizuje výpadky a zvyšuje produktivitu, ale také pomáhá firmám lépe plánovat IT investice a vyhýbat se nečekaným výdajům.

IT outsourcing a kybernetická bezpečnost

Vzhledem k neutěšeně rostoucímu trendu sílících kybernetických hrozeb kybernetická bezpečnost stále zásadnějším aspektem IT outsourcingu. Expertů na kyberbezpečnost je na českém trhu zoufale málo a obvykle se k nim „propracujete“ právě prostřednictvím outsourcingu.

→ Tip: Důkladněji se kyberbezpečností zabýváme v článku Kybernetická bezpečnost od A po Z – jak předejdete ztrátě dat.

IT outsourcing může také pomoci firmám dosáhnout souladu s různými bezpečnostními standardy a regulacemi, včetně GDPR nebo NIS2. Poskytovatelé outsourcingových služeb často mají zkušenosti s implementací bezpečnostních opatření vyžadovaných těmito předpisy.

Příklad: Implementace bezpečnostních opatření pro NIS2

NIS2 je nová směrnice EU zaměřená na zvýšení kybernetické bezpečnosti v kritických sektorech. IT outsourcingová firma může pomoci s implementací požadovaných opatření:

• Analýza rizik – identifikace a hodnocení potenciálních kybernetických hrozeb.
• Implementace bezpečnostních opatření – nasazení technických a organizačních opatření pro zmírnění rizik.
• Příprava plánů kontinuity – vytvoření a testování plánů pro zajištění kontinuity provozu v případě kybernetického incidentu.
• Školení zaměstnanců – zvyšování povědomí o kybernetické bezpečnosti mezi zaměstnanci.
• Reporting a dokumentace – příprava potřebné dokumentace pro prokázání souladu s NIS2.

→ Tip: Přečtěte si více v článku NIS2 a nový zákon o kybernetické bezpečnosti už ťuká na dveře.

Při výběru poskytovatele IT outsourcingu pro správu kybernetické bezpečnosti je důležité ověřit jeho certifikace (např. ISO 27001) a reference v oblasti bezpečnosti. Zároveň je nezbytné jasně definovat odpovědnosti a procesy pro řešení bezpečnostních incidentů ve smlouvě o úrovni služeb (SLA). A tím se plynule dostáváme k další části:

Jak vybrat správnou IT outsourcingovou firmu

Výběr správného poskytovatele IT služeb je zásadním krokem pro úspěch vaší outsourcingové strategie. Zde jsou hlavní faktory, které byste měli zvážit při výběru dodavatele:

Zkušenosti a odbornost

• Délka působení na trhu – firma s dlouholetou historií má pravděpodobně stabilní procesy a osvědčené postupy.
• Spektrum nabízených služeb – hledejte poskytovatele, který dokáže pokrýt všechny vaše IT potřeby.
• Certifikace a partnerství – ověřte, zda má firma relevantní certifikace (např. ISO 27001) a partnerství s předními technologickými společnostmi.

Reference a případové studie

• Zkušenosti ve vašem odvětví – poskytovatel by měl mít zkušenosti s firmami podobné velikosti a působícími v podobném oboru.
• Úspěšné projekty – požádejte o případové studie demonstrující schopnost řešit problémy podobné těm vašim.
• Recenze klientů – prověřte zpětnou vazbu od stávajících klientů poskytovatele.

Bezpečnost a compliance

• Bezpečnostní certifikace – robustní bezpečnostní opatření pro ochranu vašich dat.
• Soulad s regulacemi – schopnost pomoci vám dosáhnout a udržet soulad s relevantními předpisy (GDPR, NIS2 atd.).
• Plány kontinuity – jasné postupy pro řešení výpadků a obnovu po havárii.

Komunikace a podpora

• Dostupnost podpory – ideálně 24/7 podpora v češtině.
• Reakční doba – jasně definované SLA s garantovanými reakčními časy.
• Transparentní reporting – pravidelné zprávy o výkonu a stavu IT služeb.

Finanční stabilita

• Finanční zdraví – ověřte finanční stabilitu poskytovatele pro zajištění dlouhodobé spolupráce.
• Transparentní cenová politika – jasné a předvídatelné náklady bez skrytých poplatků.

Při výběru IT outsourcingové firmy je důležité nezaměřovat se pouze na cenu. Nejlevnější poskytovatel nemusí být nejlepší volbou, pokud nedokáže poskytnout kvalitní služby a podporu, kterou vaše firma potřebuje. Místo toho se zaměřte na celkovou hodnotu, kterou vám poskytovatel může nabídnout.

Doporučujeme také zvážit pilotní projekt nebo zkušební období před uzavřením dlouhodobé smlouvy. To vám umožní otestovat kvalitu služeb a kompatibilitu s vaší firmou v praxi. Pamatujte, že výběr IT outsourcingové firmy je začátkem dlouhodobého partnerství. Hledejte poskytovatele, který rozumí vašemu podnikání a může se stát strategickým partnerem pro váš růst a inovace.

Stále s výběrem poskytovatele IT služeb váháte? Už nemusíte!

Všechny výše uvedené požadavky na kvalitního poskytovatele IT outsourcingu v Algotechu beze zbytku splňujeme. Na vyžádání vám také rádi poskytneme kontakty na stávající klienty pro získání nezávislých referencí.

Ať už zvažujete kompletní správu IT, nebo hledáte podporu pro specifické projekty, jako je management kybernetické bezpečnosti, jsme připravení stát se i vaším technologickým partnerem. Kontaktujte nás pro nezávaznou konzultaci a zjistěte, jak může profesionální IT outsourcing posunout vaše podnikání na novou úroveň.